A cégek egy része, valamint az állásportálok szűrő rendszere az MI (mesterséges intelligencia) bekapcsolásával igyekszik megbirkózni a jelentkezők áradatával, és teszi ezt úgy, hogy sokszor a kifejezéseken, kulcsszavakon keresztül kiszűri a jó pályázókat is. Az MI nagyszerű eszköz, jelentősen gyorsítja a toborzást, ám ennek finomításával a HR-nek és a vezetőnek is dolga van. Ráhangolódni, megérteni jelölt oldalról, mit is fogad el az MI önéletrajzunkban, nem is olyan egyszerű. Sem mi, sem a jelölt nem programozó, és épp ezért fontos úgy beállítani az algoritmusokat, hogy ne dobja ki a tehetséges, esetlegesen színesebben fogalmazó jelentkezőt.

Sokszor a jelentkezés utáni pillanatban érkezik egy automata elutasító válasz pályázónk részére. Érezzük át ezt a lehangoló élményt, és állítsuk be az optimális válaszadási reakciót.

A bizalmi légkör megteremtése, a manapság gyakran online térben történő folyamatnál esszenciális.  A HR és a fejvadász egyfajta szövetségese lehet a jelöltnek, segítheti tanácsaival, hogyan állítsa be a kamerát a legközelebbi interjúra, mire érdemes figyelnie a bemutatkozáskor stb.

Szinte hallom a válaszokat, hogy kinek van erre ideje?  Egyetértek, a mindennapi rohanásban ez komoly erőfeszítés és a hibalehetőség is nagy. Azonban ez nem csak idő kérdése, sok esetben hiányoznak bizonyos érzelmi intelligencia és coach kompetenciák az interjúzói oldalról.  Ezek fejlesztésével sokat javíthatunk a jelöltélményen, és sokszor csak pár perc szükséges!

Munkatársaim betanításakor mindig úgy kezdtem: ha a jelentkező csak pár percet tölt az előszobában, akkor is távozzon pozitív élményekkel, ha te már tudod, valószínűleg soha nem fogsz tudni neki állást ajánlani. Mi kell ehhez? 3 perc mosoly és odafigyelés.

A megszokott, hosszú kitöltési idővel bíró tesztek helyett és mellett érdemes új eszközöket is bevetni, kipróbálni, mellyel rövidíthető a folyamat.  Képezzük azokat a munkatársainkat, akik a jelentkezőkkel kerülnek kapcsolatba és meglepő eredményeket fogunk tapasztalni. Még vezetői szinten is hiányzik az emberismeret, az alapvető személyiségtípusok felismerése.

Ki lép kapcsolatba a jelölttel és kik képviselik a cégünket? Főként felsővezetői pozícióra jelentkezők háborognak azon, hogy huszonéves kezdő HR-sel találkoznak elsőként a vállalatnál. Gondoljuk át ezt a gyakorlatot! A szenioritás, az élettapasztalat, az önismeret sokat segíthet a jelöltélmény javításában.

Számít az is, hogy a kiválasztásban részt vevők képesek-e a racionalitást és intuíciójukat együttesen használni és kreatívan közelíteni a jelentkezők értékeléséhez. Visszautalnék az előző cikkemben már említett párválasztásra: figyeljünk a kémiára, az együttes gondolatokra és választásunkkor nézzük át a fejleszthető kompetenciákat. Van már ebben tapasztalat: az elmúlt évtizedek gyakorlatában, amikor egy -egy munkakör átalakításával lehetett új embereket behozni a rendszerbe. Tekintsük át jó példaként az SSC-k működését, ahol a támogató területeken (pénzügy-számvitel-logisztika) történő kiválasztásnál nem szempont a szakterületen töltött gyakorlat vagy végzettség.

Ajánlatadás és alku: Ebben a stádiumban már jelöltről beszélünk, cégünk már nagyon szeretné alkalmazni a végre megtalált munkavállalót. Remélhetően a folyamat során jól kezeltük a kompenzációkkal kapcsolatos kérdéseket, ekkor már mindkét oldal tisztában lehet a csomag tartalmával, csak a végső ajánlatra van szükség.
Példaként pár friss gyöngyszem: Ajánlatküldésként egy soros e-mail érkezett, milliós fizetéssel, részletezés nélkül, természetesen elmaradt a pozitív válasz.  
Az elmúlt években bizalmatlanabbak lettek a jelöltek, a pontos, részletes ajánlat a csomagról, a beillesztési folyamatról, az elvárások leírása erősítheti az elköteleződést.
Szintén nagy hiba magára hagyni a végső megállapodásnál két racionális embert, mert lehetséges, hogy pár ezer forint különbségben nem fognak tudni megegyezni.

Érdemes tallózni a főként nyugati álláshirdetések között: sok esetben már azt is tartalmazzák, mit várnak el a belépő kollégától a következő hetek, hónapok viszonylatában. Ezek a kérdések segíthetik azt, hogy ne veszítsük el jelöltünket a belépés előtti vagy a próbaidő alatti történések hatására.
Ma már sok esetben megfelelő az onboarding folyamat, de még mindig vannak rémtörténetek, amikor az új kolléga számítógépe, e-mail címe, és egyéb munkához kapcsolódó alapvető információja heteket késik.

Ugyanilyen hiba, amikor – és ez az elmúlt COVID sújtotta években elég gyakori jelenség- amikor az új munkatársat nem mutatják be a szűkebb és tágabb munkahelyi közösségnek.

A home-office virágzása, a hibrid és a mátrix-típusú szervezeti működés egyébként is kihívásokkal tarkítja a beillesztési folyamatot. Ezekre érdemes belső gyakorlatokat kidolgozni. Nagyban erősítheti az összetartást például, ha az online megbeszéléseket kamerával tartjuk, ha kisebb-nagyobb csoportokat alakítunk ki, esetleg egy kollégát kvázi belső mentornak is felkérünk. Ez az új csapattagok számára is bizalmat ébreszt, emberibbé és hatékonyabbá teszi a beilleszkedést.

Varga Krisztina személyzeti tanácsadó, szervezetfejlesztő, executive coach,  a WorkPlus Hungary Kft. ügyvezetője

www.hrportal.hu