1. Készüljön, ne akarjon gyorsan és könnyen túlesni rajta
A vezetők egy része hajlamos kényelmetlen kötelezőként tekinteni erre az eseményre és szeretné közhelyekkel gyorsan megúszni. Pedig fontos eszköz arra, hogy motiváltabb legyen a dolgozó, javuljon a vezető-beosztott kommunikáció és az egység teljesítménye. Éppen ezért soha ne menjen be készülés nélkül. Kiindulópont lehet a munkaköri leírás (és kiderülhet az is, ha ez elavult…). Nézze át a korábbi célkitűzések teljesítését és az ehhez rendelt mérőszámokat. Azt is gondolja át, hogy a munkatárs attitűdben, a munkavégzés milyenségében hogyan teljesített.

2. Ne egyszeri esemény legyen az évben
Még akkor is, ha vezetőként elfoglaltak vagyunk, a munkavállalók igénylik a folyamatos visszajelzést a munkájukról. Különösen igaz ez az Y és Z generációra. Ha lehet, negyedévente üljünk le beszélgetni csapattagjainkkal négyszemközt akár csak egy kávéra. Azért lényeges, hogy folyamatos legyen infoáramlás, mert több hónap távlatából már nehéz pontosan visszaidézni számokkal nehezen alátámasztható eredményeket, érzéseket. Az sem jó, ha az éves teljesítményértékelő beszélgetésen kellemetlen meglepetések történnek. Ha gondot lát, ne várjon erre az alkalomra, azonnal tegye szóvá.

3. Ne kapcsolja össze kinevezéssel, fizetésemeléssel
Amerikai menedzsment szakemberek figyelmeztetnek, érdemes külön kezelni a teljesítményértékelést és a bértárgyalást, előléptetést. Ha összevonjuk, akkor a tapasztalatok szerint a munkavállaló óvatosabb, védi magát, kevéssé nyílik meg, pedig ennek a műfajnak éppen az a lényege, hogy fejlesztési irányokat vázoljon fel és eszközöket adjon a munkavállalónak.

4. Ne a technika uralja
Legyen valódi beszélgetés, ne laptop vagy táblagép mögé üljön és onnan nézze a különféle szempontokat. Ez megakasztja a beszélgetést, a számonkérés hatását erősíti. Inkább nyomtassa ki a dokumentumot. Ha mégis kell a laptop, akkor ne a két fél között legyen, hanem az asztal szélén és a megfelelő pillanatban nézzen bele.

5. Értékelje magát a munkavállaló is
Érdemes bevezetni, hogy a kolléga is elemezze írásos kérdőíven az előző időszak teljesítményét és küldje el a felettesének. Ez remek alapot jelent a vezetőnek is a felkészülésre. Látható lesz az is, hogy hol vannak eltérések a két nézőpont között.

6. Vezetőknél hatékony lehet a 360 fokos felmérés
Nagyvállalatoknál bevett eszköz, ami anonim kérdőíves módszerrel történik. A vezetőt értékeli felettese, kollégái és csapatának tagjai.

7. Fókuszáljon a pozitívumokra
Gyakori hiba, hogy a beszélgetésen a vezető a kritikára helyezi a hangsúlyt, csak arról beszél, amivel baja van. Ha minősíthetetlen egy kolléga munkája, akkor persze érthető, de az esetek többségében nem erről van szó (A kirívóan rosszul teljesítőket egyébként nem érdemes megtartani illetve nem javasolt ezzel az éves beszélgetésig várni.)
Jusson tehát több idő a pozitív fejlemények elemzésére, mint a bírálatra. Ha így tesz, akkor a másik fél befogadóbb lesz, amikor a fejlesztési eszközökről, tervekről lesz szó. Ügyes fogás, ha a bírálatot dicséretek közé tesszük: a szendvics zsemléje legyen a pozitívum, a hús és a saláta a kritika.

8. Túlzások helyett inkább tényszerűen, őszintén
A legfontosabb szempont az őszinteség és a hitelesség. A mesterkéltség - a túlzott biztatás vagy a töménytelen kritika - is kontraproduktív. Segít ebben, ha jelzők helyett számokat, sikeres projektekben való részvételt említünk.

9. Legyen segítő az attitűdje
Mindenki olyan munkavállalót szeretne, aki motivált, tudatában van erősségeinek, fejlődni és tanulni akar, ki szeretné használni a benne rejlő potenciált. Ehhez a beszélgetésen a vezető részéről nem az oktató, “megmondó” hozzáállás a célravezető, hanem a támogató. Ügyeljen arra is, hogy elegendő szóhoz jusson a munkavállaló, a beszélgetésre szánt idő felében nála legyen a szó. Segít ebben, ha nyugodt környezetet teremt. Olyan apróságnak tűnő elemek is számítanak, hogy nem a főnöki székből beszél, hanem a tárgyalóban kerít sort a beszélgetésre.

10. Legyenek nyitott kérdései
Néhány kérdés, ami segít abban, hogy a munkatárs kifejezze igényeit, érzéseit: Mi volt a legnagyobb kihívás az utóbbi fél évben? Mi lesz a következő negyedévben? Miben tudok én vagy a cég segíteni, hogy elérje a céljait? Milyen gyakran és milyen formában szeretne visszajelzést kapni a munkájáról?

11. Fogalmazzák meg a személyes célokat
Kritikus része a beszélgetésnek a következő időszak céljainak meghatározása. Előfordul cégeknél, hogy erre első körben a munkavállalót kérik meg, majd a vezetővel közösen pontosítják. A célkitűzés akkor jó, ha konkrét, mérhető, elérhető, üzletileg releváns és időben behatárolt (a menedzsment szaknyelvben ezt “smart szabálynak” hívják).

12. Mutassa meg, hogyan viszonyulnak ezek a vállalati célokhoz
Lényeges, hogy a munkavállaló értse azt, hogy a személyes céljai milyen összefüggésben állnak a csoport / osztály és a vállalati célokkal, azaz munkája miként járul hozzá a profithoz, az értékteremtéshez. Egy értékesítőnél ez magától értetődik, "non-sales" területen már magyarázatot igényelhet. Aki látja ezt az összefüggést, ő az elvárásokat is jobban érti és motiváltabban dolgozik.

13. Nézze vissza, mennyire sikerült
Egy-két hónap múlva nézze meg, milyen hatása volt ennek a beszélgetésnek a célok teljesülésére és a munkatársak elkötelezettségére. Például: javult-e a csapat és a tagok teljesítménye, nőtt-e a felmondások száma, milyen a munkamorál, hogyan állnak a célok elérésével, mi gátolja őket ebben. Ha kell, finomítson a teljesítményértékelési rendszeren.

hrportal.hu