Az outsourcing a megrendelőnek sok szempontból valóban kényelmes lehet, hiszen sem a munkaerővel, sem a munka megszervezésével nem neki kell bajlódnia, és a munka jó minőségének biztosítása sem az ő feladata. Ez a munkaerő-gazdálkodás optimalizálása, az adminisztrációs terhek csökkentése és a felelősség szempontjából mindenképpen jó megoldásnak tűnhet. Ám számos buktatója lehet, hiszen a nap végén mégiscsak a megrendelő működésére, termelésére lesz súlyos hatása annak, ha a vállalkozó nem biztosítja a munka elvárt minőségét.

Fotó: Shutterstock

Ugyan outsourcing esetén az adminisztráció és a munkavállalókkal kapcsolatos utasításadási jog ténylegesen elkülönül a szolgáltatást igénybe vevő társaságtól, a gyakorlatban azonban nem teljesen így csapódik le. Sokszor fordul elő, hogy az outsourcing a munkavállalók mindennapjaiban nem jár lényeges változással: ugyanabban a munkakörben, ugyanazokkal az eszközökkel, ugyanazon ügyfélnek végzik a munkát, „csak” a munkaszerződés szerinti munkáltatójuk változik meg.

Ennek megfelelően az outsourcing magába foglalja a feladat rossz elvégzésének vagy el nem végzésének kockázatát is. Itt praktikusan ugyanis a megbízott cég vállalkozási tevékenységet lát el, vagyis egy meghatározott eredmény létrehozását, adott munka elvégzését vállalja.

Ez pedig kockázatokkal jár, amelyek csökkentése érdekében a megrendelőnek meg kell tennie bizonyos óvintézkedéseket. Tudjuk, hogy minden lánc annyira erős, amennyire a leggyengébb láncszeme az, ezért érdemes megbízható, a piacon jó hírnévvel, stabil és nagy operációval rendelkező partnerekkel szerződést kötni. Ez feltételezi a tendereztetés jó előkészítését és a referenciák szigorú ellenőrzését. Ha a szolgáltató a pályázati szakaszban nem látja át teljes egészében a munkafolyamatot és annak kapcsolódását a megelőző és az azt követő munkafolyamathoz, akkor hajlamos lesz a legegyszerűbb megoldásokban gondolkodni, hogy minél olcsóbb ajánlatot tudjon tenni.

Az előkészítő szakaszban tanácsos még megvizsgálni azt is, hogy esetlegesen felmerül-e a munkáltatói jogutódlás kérdése a tervezett kiszervezés kapcsán.

De nemcsak a folyamat lényeges, hanem az ember is, ahol pedig emberek dolgoznak, ott előfordulhatnak hibák, és szükségessé válhatnak gyors döntések is. Éppen ezért az outsourcing szerződésében szabályozni kell az utasítási jog terjedelmét, a szolgáltatás szintjét, a teljesítési követelményeket, a kötbéreket és a teljesítés stációit, valamint az ezekhez rendelt elvárásokat. Még így is előfordulhatnak hibák (nem teljesítés vagy rossz teljesítés), ezért aki a kiszervezés mellett dönt, annak szüksége lesz egy jól működő és bármikor bevethető B tervre is, hiszen az üzemfolytonosság sérülése óriási kockázat.

Ez főként akkor következhet be, ha olyan tevékenységeket próbálunk kiszervezni, amelyeket nem érdemes, vagy amelyek nem elég jól lehatárolhatók ahhoz, hogy elkülönüljenek a céges tevékenységtől. A tipikusan kiszervezhető területek általában két nagy csoportra oszthatók: az informatikai outsourcingra, amikor az IT-infrastruktúra üzemeltetését adja át egy vállalat, illetve az üzleti, termelési folyamatok kiszervezésére, például logisztika, bizonyos gyártási folyamatok, bérszámfejtés, pénzügyi és számviteli outsourcing.

vg.hu