Az otthoni munkavégzés nem újdonság az OTP Bankban, de az mindenképp, hogy teljes területek dolgoznak így egy időben. Hogyan működnek az agilis csapatok ebben a rendkívüli helyzetben? Mik a fő tanulságok eddig?

Az otthoni munkavégzés eddig is támogatott volt a bank bizonyos központi területein, de valóban alkalmanként jelentkezett, nem tömeges és hosszan tartó módon. Az agilisan működő csapatok távmunkában is ugyanazokkal az eszközökkel és keretrendszerrel működnek, mint előtte. Nagy kihívást jelentett azonban arra átállni, hogy nem tudjuk egymást egy asztal mellett megszólítani, hanem kizárólag online eszközökre vagyunk hagyatkozva.

Ezek az eszközök ugyan képesek kiváltani a személyes kapcsolatot, de más típusú hozzáállást és még egy fokkal több önállóságot igényelnek. A fő tanulság, hogy, az agilis szervezeti modellben preferált értékek, mint például az önállóság, a transzparencia és a közös célok mentén történő kooperáció  gyors reagálási képességet és közös alapot adtak a teljes távmunka idejére, ami segített átlendülni az átállás nehézségein.

Milyen hozadéka van most az agilis munkamódszernek, az agilis keretek segítenek fenntartani a hatékonyságot? Fel kellett adni belőlük valamit?

A mostanra már bejáratott agilis keretrendszer és a gondolkodásmódban elindult változások nagyon fontos és erős támaszt adtak a hirtelen jött változáshoz. Sem a ceremóniákat, sem pedig más működési elemeket nem kellett feladnunk, inkább ezek megerősítése az, amivel jobban segítjük a munkát a jelen helyzetben.

Az üzemszerűen működő agilis ceremóniák, mint például a napi gyors szinkronizációs megbeszélések (daily standup) és a kéthetenként tartott  sprint tervezés, a sprint demó és a retrospektív, pontosan azokat a problémákat hivatottak feloldani, amikre óriási szükség van egy teljes otthoni munkavégzés esetében. Ezek a ceremóniák lehetőséget teremtenek a csapatok számára a rendszeres és szervezett információcserére a feladatok állapotáról, elakadás esetén segítség kérésére, valamint az elkészült feladatok bemutatására és visszajelzések begyűjtésére, továbbá a csapatok működésének folyamatos finomhangolására is.

Milyen eszközök támogatják az együttműködést a csapatok tagjai között most, hogy fizikailag nincsenek egy térben?

Már bevezetett eszköz a JIRA, melyben naprakészen, transzparensen vezetjük minden csapat feladatait. Így amikor hirtelen otthoni munkavégzésre váltottunk, mindenki pontosan tudta, hogy mit fog csinálni holnap és az elkövetkezendő hetekben, mert ez a rendszer természetesen ugyanúgy elérhető otthonról is, köszönhetően a korábban már működő távoli elérésnek.

Ugyanehhez a termékcsaládhoz tartozik a szintén korábban bevezetett Confluence is, ami egy dokumentációs platform, amelyben a munkáinkhoz kapcsolódó anyagokat tudjuk könnyen elérhetően, verziókezelten és közösen szerkeszthetően tárolni. Nagyon fontos eszköz még a Skype és az egyéb videokonferenciára képes eszközök (pl.: Telepresence, Zoom, Teams), amivel bármikor akár sok résztvevős videókonferenciákat tudunk tartani prezentáció megosztással egybekötve, a fizikai közös tér kiváltására.

Ezek mellett a rendszeresen használt eszközök és a hagyományos e-mailes kommunikáció mellett egy már korábban, az agilitás erősítése miatt elindított szoftver pilotja is hangsúlyosabb szerepet kapott most: a Microsoft Teams egy közösségi csevegő platform, amely több funkciójával szintén segíti a gyors és hatékony kommunikációt a csapattagok között.

Hogyan marad fenn a csapatkohézió? Vannak közös online programok? Igénylik ezt a kollégák?

Bármennyire is jól felszerelt a közös munka és a kommunikáció, az emberek igénylik a szociális együttlétet. Erre születtek már olyan megoldások az online térben, mint a szórakoztató vagy pihentető tartalmak megosztására szolgáló csevegő csatornák, a közös kávézások erre az alkalomra külön kiírt konferenciabeszélgetésekben, vagy ugyanez esti közös sörözésekben.

Reméljük, ezekre hamarosan élőben is lesz alkalmunk, de addig ehhez hasonló eszközökkel, és konferenciabeszélgetésekben bekapcsolt kamerákkal igyekszünk látni egymást ezekben az időkben is.

Milyen plusz feladatok hárulnak most az agilis coachokra?

Az agilis folyamatok működtetésének támogatásában azzal segítenek most pluszban az agilis coach-ok, hogy kialakítsák az online kommunikációs csatornákat és hogy az agilis ceremóniákhoz ezeket a csatornákat funkcionálissá tegyék. Ez a csapatok csevegő csatorna beállításától kezdve a teljes Tribe negyedéves visszatekintő workshop forgatókönyvének online-ra való átszabásáig többféle pluszfeladatot jelentett eddig.

Készítettünk a tribe tagok számára jól használható segédleteket, hogy az egyes agilis szerepkörökben (Product Owner, Chapter Lead, Agilis Coach) a különböző eseményeket, feladatokat, hogyan lehet hatékonyan megvalósítani a home office munkavégzés során. Ezen kívül természetesen ugyanúgy feladata a coachoknak most is a csapatfókuszú akadályelhárítás, így a távoli munkavégzés okozta plusz problémák elhárításában is segítenek, minden agilis és szervezeti érintettségű esetben. 

portfolio.hu