Hetek óta uralja a közbeszédet a koronavírus-járvány, hatalmas a bizonytalanság, a krízis egyre nagyobb kihívások elé állítja a cégvezetőket és a HR-t. Egy többezer főt foglalkoztató vállalat belső kommunikációját egy átlagos időszakban sem egyszerű megszervezni, ám a vírus megjelenése és az ezzel járó kríziskommunikáció, és a speciális céges protokollok bevezetése még feszültebbé tették a helyzetet. A gazdaság esetében most valójában nem a vírus okozza a legnagyobb károkat, hanem sokkal inkább az általa teremtett gazdasági és társadalmi vészhelyzet. A legfontosabb feladat tehát most a cégek számára a káosz és a pánik elkerülése, hogy a várható veszteségeiket minimalizálhassák.

A vállalatok életében mindig fontos a külső médiamegjelenés, a márkavédelem, reputációmenedzsment, de ha házon belül problémák vannak, az mind a termelékenységben, mind a hatékonyságban lecsapódik. Sajnos, a belső kommunikációs problémakörök megoldáskészlete és eszközanyaga általában nem annyira izgalmas a kommunikációs szakemberek számára, és csak mostanában, különösen pedig a válság következtében derül ki, hogy ezzel a területtel kiemelten foglalkozni kell. A jelen helyzet attól különlegesebb, hogy cégek teljes működése és jelene függ attól, van-e elegendő munkaerő, amely másnap bemegy dolgozni.

Hogy kerül Penne az asztalra?

A Gyermelyi Vállalatcsoport munkavállalóinak kétharmada fizikai munkavállaló, nagy részük nem rendelkezik belső vállalati e-mail címmel. A cég vezetése számára az egyik legnagyobb kihívás az volt, hogy az alkalmazottaknak szánt információkat, üzeneteket hogyan, milyen formában juttassa el az érintettek különböző csoportjainak. Gyors elemzést követően a Gyermelyi egy innovatív válasz mellett döntött, ő lett Penne, a chatbot. Penne az, ki a jelenlegi veszélyhelyzetben azonnal tájékoztatja a munkavállalókat a járványügyi megelőző intézkedésekről, az újabb és újabb kormányzati döntésekről, egyszóval mindenről, ami a vállalatot és annak dolgozóit gyors reagálásra készteti. A Gyermelyi másik nagy kihívása volt, hogy nem csupán a munkahelyi szabályokra kellett a kollégák figyelmét felhívni, hanem akár olyan nem szokványos belső kommunikációs témákra is, mint a pillanatnyi életviteli tanácsadás. Tudatosítani kell az alkalmazottakban, hogy a legnagyobb hangsúly a magánéleti aktivitásukon lehet, rizikót jelenhet ugyanis a szabadidő helytelen eltöltése is.

A jelen krízisben a Gyermelyi példája jól mutatja, hogy a hangsúly mindenképpen a hatékony belső kommunikáción van. Fontos, hogy folyamatosan kommunikáljanak, több aspektusból közelítsék meg a koronavírus témakörét, ügyelve persze arra, hogy az ne váljon unalmassá, monotonná. Egy példa: munkavállalók egy csoportjának vetélkedőt hirdetett Penne, amelynek első körében azt kérték, hogy a kollégákat írják meg, milyen áldozatot hoznak önként, milyen megszokott és kényelmes dolgokról, számukra kedves időtöltésről mondanak le a járvány terjedésének megfékezésére, ami elősegíti a harcot a járvány ellen és vállalják ennek nehézségeit. Nagyszámú, érdekes válasz érkezett. Utána ezeket a válaszokat közzétették, hogy mindenki tanulhasson belőle. A következő körben azt kérdezte Penne, hogy milyen régi elfoglaltságokat, teendőket fedeztek fel újra a munkatársak, amelyek segítenek elvonni a figyelmet a bajról, jó kedvre derítenek, előnyt és értéket kovácsolnak a kényszerű bezártságból. Nagyon szuper ötletek íródtak, amelyeket természetesen megosztottak a többiekkel.

Így kommunikálnak hatékonyan a chatbotok

A chatbotok olyan fejlett, mesterséges intelligencián alapuló szoftverek, amelyek képesek az emberihez rendkívül hasonló beszélgetésre és interaktív kommunikációra (akár) valós személy beavatkozása nélkül. Előnyük, hogy egyszerre képesek kiszolgálni korlátlan számú ügyfelet, ugyanakkor személyes marad a kommunikáció és képesek a fejlődésre, a tanulásra is. Egyre többször alkalmazzák őket ügyfélszolgálatoknál, közösségi portálokon, webáruházakban és céges honlapokon is. Léteznek speciális, egy-egy témakörre vagy cégre optimalizált csevegő robotok, de vannak általánosabb, humanoid jellegű alkalmazások is, amelyek egyszerre akár több tudásadatbázisból is képesek információt kinyerni és felhasználni azt.

Az eNET egy 2019-ben publikált kutatásában rámutatott arra, hogy ma a felnőtt magyar internetezők körében 89%-os az okostelefon-penetráció, ez a réteg pedig önmagában 5,3 millió felhasználót jelent. Az okostelefonokon futó ingyenes chatprogramok rendkívül népszerűek, több milliárd ember chatel minden nap.

Ingyenes szoftver a krízisben

A CHEQ egy vállalati kommunikációs szoftver, mely automata chatbotokkal segíti a szervezeten belüli kommunikációt. A testreszabott és rendszerintegrált digitális szolgáltatásalkalmazás akár egy órán belül is élesbe állítható. A CHEQ-et fejlesztő magyar Talk-A-Bot a jelenlegi helyzetben ingyenesen elérhetővé tette a CHEQ Krízis verzióját a járvány idejére minden vállalat számára, amely ezt igényli. A szoftver külön applikáció telepítése nélkül, bármilyen okostelefonon, Viber és Microsoft Teams chatplatformon működik, mellyel a cégvezetés és a dolgozók gyorsan, hatékonyan, titkosított formában tarthatják a kapcsolatot, akkor is, ha a kollégák nem rendelkeznek számítógéppel vagy e-mail címmel. A CHEQ-t közel 100 000 foglalkoztatott használja, a rendszert használók 70%-a küldött már tájékoztatást a dolgozóinak a koronavírus kapcsán, mely olvasottsága szinte teljeskörű volt. A szoftver képes anonim problémabejelentésre is, így olyan belső vállalati konfliktusok kezelésére is módot ad, mint pl. a fizikai erőszak, szexuális zaklatás, hatalommal való visszaélés. Magyarországon hetente átlagosan egy ilyen derül ki a különböző gyárakban.

Ma már nem csak olyan nagyvállalatok használják ezeket a megoldásokat, mint a Gyermelyi, hanem például jóval kisebb munkavállalói létszámú szervezet számára is kiváló eszköz lehet. A zöldségben utazó Eisberg Hungary példája mutatja, mennyire sokat segít a gyors, megbízható és mindenki számára elérhető digitális kommunikáció. Az Eisberg alkalmazottait a SaliKapitány nevű chatbot révén a cég vezetése naponta tájékoztatja az aktuálisan bevezetett új intézkedésekről pl.: ebédszünetek átszervezéséről vagy a távolságtartás és a kézfertőtlenítés fontosságáról, új műszakkiírásokról, időpontváltozásokról, de a dokumentumok küldésére alkalmas chatbot képes akár a bárfizetési papírok kiküldésére is. Az Eisberg a vírus megjelenése kapcsán chatboton mérte fel többek között azt is, melyik dolgozó nem tudja megoldani a gyerek felügyeletét, ki marad otthon, hogyan lehet őt a munkában azonnal pótolni.

Ezeket a megoldásokat jellemzően olyan cégek használják, ahol a munkavállalót az ügyféllel egyenrangú fontosságúnak értékeli a vállalatvezetés. Azoknál a termelővállalatoknál van különösen relevanciája, ahol sok embert foglalkoztatnak, akár több telephelyen, s ahol fontos a munkavállaló munkakészsége és napiszintű informáltsága is. Ez csökkenti a fluktuációt, erősíti a lojalitást és a kötődést a céghez. Az elmúlt hetek különösen megerősítették, hogy a munkavállalók értékelik, ha tájékoztatják őket a vállalat, valamint a környezet aktuális híreiről.

hrportal.hu