Sokáig nem létezett egyértelmű jogi szabályozás a munkaügyi iratok megőrzési idejére vonatkozóan. Korábban is egyértelmű volt, hogy ezen iratokat hosszú ideig kell megőrizni, mivel az érintett munkavállaló szolgálati idejének és nyugellátásának megállapításához szükség lehet ezekre.

A könyvelési és bérszámfejtési gyakorlatban rendszerint 50 évig őrizték meg a munkaügyi iratokat. Azonban ez az őrzési idő csak a kialakult szokásokon alapult, semmilyen jogszabályi alapja nem volt.

Külön jogi szabályozás hiányában a munkaügyi iratok megőrzésére a Levéltári törvény rendelkezéseit is alkalmazhatónak tekintették. E törvény alapján a maradandó értékű iratokat határidő nélkül meg kell őrizni, azok nem selejtezhetők. Maradandó értékű iratnak számít többek között a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. Ebbe az értelmezésbe korábban akár a munkaügyi iratok is beleférhettek.

2018. év végén hiánypótló jelleggel módosításra került a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény, amely végre egyértelműsítette a munkaügyi iratok megőrzési idejére vonatkozó kötelezettséget.

Az új szabályozás előírja, hogy a foglalkoztató a foglalkoztatott biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a foglalkoztatottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig őrizze meg. Ha a foglalkoztató jogutód nélküli megszűnik, a munkaügyi iratok őrzésének helyét az illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek köteles bejelenteni.

Érdemes kiemelni, hogy a szabályozás következtében többféle kötelezettség hárul a munkáltatókra. Ugyanis amellett, hogy meghatározott ideig meg kell őrizniük az iratokat, arról is gondoskodniuk kell, hogy az őrzési idő leteltével e személyes adatok kezelésével felhagyjanak. E kötelezettség az adatvédelmi szabályokból ered.

A munkaügyi iratok nyilvánvalóan személyes adatokat tartalmaznak, amelyek addig kezelhetők, ameddig annak megfelelő adatkezelési jogalapja és célja van. Az adatkezelés jogalapját jelen esetben a törvény biztosítja a kötelező őrzési idő alatt. Azonban e jogalap az őrzési idő leteltével megszűnik, és hacsak nincsen más jogalapja az adatkezelésnek, akkor a munkáltató e személyes adatokat nem kezelheti tovább. Viszont e kötelezettségének a munkáltató csak akkor tud megfelelően eleget tenni, ha rendszeresen figyelemmel kíséri az iratok őrzési idejének leteltét. Szükség esetén pedig gondoskodni kell azon iratok selejtezéséről, amelyek már nem kezelhető adatokat tartalmaznak.

A megőrzendő munkaügyi iratok igen jelentős részben papír alapú okiratok, amelyek kezelése és hosszú távú megőrzése is jelentős nehézségekbe ütközhet. Ezért felmerülhet a kérdés, hogy lehet-e ezeket az iratokat eredeti papír alapú példány helyett, elektronikus másolat formájában (pl. scannelten) megőrizni?

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény az okiratnak magának az őrzését írja elő, amiből arra lehet következtetni, hogy magát az eredeti okiratot kell megőrizni. A törvény alapján például a tb. szervek nyilvántartásai alapján nem igazolt szolgálati időket elsődlegesen egykorú eredeti okirattal vagy hiteles másolatával lehet igazolni. Szóba jöhet még a foglalkoztató eredeti nyilvántartásai alapján kiállított igazolás, vagy más hitelt érdemlő bizonyítási mód is.

E rendelkezések arra engednek következtetni, hogy a munkaügyi iratokat eredetiben kell megőrizni. Az egyszerű másolatként (pl. scannelt példányban) való megőrzés véleményem szerint nem megfelelő. Ami esetlegesen szóba jöhet elfogadható másolatként, az az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletben foglalt feltételeknek megfelelően elkészített elektronikus másolat. Az ilyen másolatot a rendeletben foglaltaknak megfelelő módon kell elkészíteni, és legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni.

Dr. Szabó Gergely ügyvéd / 

hrportal.hu