Látszólag formális műfaj az előzetes telefonos interjú vagy a személyes interjúra való behívás, mégis sok információval láthatja el a kiválasztást végzőket a jelölt személyiségéről, motivációjáról. Ebben a fázisban a felhívott munkavállaló még nem is biztos, hogy tudja, mire jelentkezett, vagy milyen pozícióval keresték meg. Itt adja leginkább saját magát, egyéniségét.

Használjuk jól ezt a fázist, mert itt tudjuk a bizalmat a leggyorsabban felépíteni, vagy egy pillanat alatt elveszteni. Nagyfokú bizalmi tényező, ha őszintén tudjuk segíteni a jelentkezőt a folyamatban, akár bátorítani a pályázásra, akár lebeszélni a váltásról. Ajánlást is érdemes kérni, ha esetleg nem ő a mi emberünk.

Tipp a pályázóknak: legyenek összeszedettek a telefon felvételekor, soha nem tudhatjuk, ki keres minket! Legyen merszünk megkérni a hívót egy más időpontban történő hívásra, ha nem tudunk fesztelenül beszélni.

Mi, akik napi szinten használjuk évek óta a kamerát, online rendszereket, el se tudjuk képzelni, mekkora kihívást jelenthet egyeseknek egy online interjú, főként otthonról, saját gépről. Ez sokat változott a Covid–időszak hatására, de nem minden munkavállalói körben.

Készüljünk fel tehát, hogy a technika kisördöge megtréfálhat mindannyiunkat. Én mindig készenlétben tartom a telefont, 2 perc elteltével hívom a jelöltet, ha nem lépett be a rendszerbe. Lazítsuk el az egyébként is stresszben levő pályázót.

Online interjún sokszor elfelejtjük a bemutatkozást, és a „small talk” jótékony hatását. Ezzel lehet oldani a feszültséget itt is, a személyes interjúhoz hasonlóan. Rá lehet kérdezni, hol van most, otthonról sikerült-e bekapcsolódni, és így tovább. Legutóbb egy péntek délutáni interjún jeleztem a jelöltnek, hogy köszönöm a zakóviselést, de nyugodtan vegye le, ha úgy kényelmesebb.

A szemkontaktus megítélése a kiválasztásnál fontos szempont, azonban online térben nagyon megtévesztő lehet a kamera elhelyezkedése miatt. Érdemes figyelni a gesztusokat, azonban vigyázzunk az előítéletekkel!  Jelezzünk vissza azokra a jelenségekre, amit nem értünk.

Az egyébként szakmailag jónak tűnő pályázót ne zárjuk ki csak pár online hiba miatt, biztonsággal megítélni a jelölt személyiségét csak személyes ellenőrzéssel tudjuk. Introvertált és extrovertált jelölt is zavarba jöhet az online térben, nem lehet általánosítani.

Kollégámmal rendszeresen segítjük a pályázókat tanácsokkal, mire figyeljen legközelebb. Legutóbb egy értékesítő kolléga interjúján éreztem kb. 15 percig a merevséget. Visszajeleztem számára, feloldottuk a kérdést, onnantól egy „másik” emberrel sikerült beszélgetnem.

Sokan használnak vetített hátteret, mely nagyon kellemes lehet, ez is tükrözheti egyéniségünket. Ha ilyet nem tudunk varázsolni, pályázóként figyeljünk arra, mit is mutatunk otthonunkból, környezetünkből!

Jelezzük a jelöltnek, ha késünk, vagy ha csak a vállalati kultúrából adódóan hosszú a kiválasztási folyamat. Így elejét vehetjük annak, hogy pályázónk egyre stresszesebbnek érezze, és ezáltal egyre rosszabb képet mutasson magáról.

Személyes interjú esetén figyeljünk az intimitásra. Lehetőleg ne interjúztassunk nyitott irodai térben, zsúfolt kávézóban.
Csoportos meghallgatáskor – például fizikai munkavállalók tömeges keresése esetén - is teremtsük meg a légkört, a figyelmet, a kérdezés lehetőségét. Itt a siker titka a részletes, jól érthető tájékoztatás az őket érdeklő kérdésekről, melynek csak egy része a fizetés. Egyre nagyobb hangsúlyt kapnak a váltáskor a munkakörülmények, cégstabilitás, a munkafolyamatok elvégezhetősége, egészségre gyakorolt hatása.

Lehet, hogy a vezetők, interjút végzők odafigyelnek a jelentkezőkre, azonban romba döntheti a jól felépített folyamatot a minősíthetetlen viselkedésű portás, biztonsági őr, vagy más területen levő kolléga is. Itt érdemes belső oktatással erősíteni az összetartozást elkötelezettséget, és érthetővé tenni mindenki számára a közös érdekeket a munkatársak keresésekor. Beletartoznak ebbe a körbe a kiszervezett osztályokon dolgozók is.

Fejvadászként sokszor szükséges olyan keresést lefolytatni, ahol titkos a megbízó, sokszor a szektor sem publikus. Ilyen az, amikor a megbízó stratégiai okokból, vagy minőségi csere miatt nem kívánja idő előtt megosztani a hírt a piaccal.
Bizalom kialakítása nélkül elveszünk ebben a kérdésben is. Érdemes a diszkréció tényét előre egyeztetni a munkavállalóval, jelezni a folyamatot, és kérni az együttműködését. A jelentkezőnek érdemes bíznia a fejvadászban, közös az érdek, de a kiválasztást végzőnek többet kell támogatni a jelentkezőt, hiszen számára esélytelen az előre készülés a megbízó cégre való rákereséssel.

Cikkek sora szól tiltott kérdésekről, beleértve életkorunkat, családi állapotunkat, faji-nemi hovatartozásunkat és így tovább, melyek alapját képezhetik a későbbi megkülönböztetésnek. Elsőként: a kérdés maga nem tilos! Nem mindegy, az interjú melyik fázisában és milyen módon kérdezzük meg. A családtervezési kérdések jól beilleszthetők a karrierút tervezésébe, az életkor a tapasztalat jobb felhasználásának lehetőségébe, és így tovább, ha a légkör jól előkészített, a jelentkező érezheti, hogy a kérdés nem öncélú, és az érdekeit szolgálja.

A hideg-rideg objektív HR kérdések sora, az etikátlan megkülönböztetés nem segíti a kiválasztási folyamatot, érdemes saját személyes példákkal is, tanácsadó módon kérdezni, „vezetni” jelöltünket, és megtalálni szükséges válaszainkat a kimondatlan kérdéseinkre is.

A HR illetve a HR szolgáltató kötelessége (együtt is akár) a visszajelzés, konstruktív lezárás, a folyamat bármely szakaszában. Nincs tökéletes „visszautasító” levél, hiszen a sikertelenséget a pályázók -főként hosszabb folyamat, vagy munkanélküliség esetén – rosszul élik meg. Az utolsó fordulóban kiesettek esetén szinte kötelező a személyes levél, még jobb a telefon. Ilyenkor érdemes esetleg egy -egy reális, fejlesztő jellegű javaslattal is élni.

Varga Krisztina személyzeti tanácsadó, szervezetfejlesztő, executive coach,  a WorkPlus Hungary Kft. ügyvezetője 

www.hrportal.hu