Több jogalapból is választhatunk

A GDPR 6. cikkében foglaltak szerint személyes adat abban az esetben kezelhető, amennyiben az adatkezelésnek legalább egy, a 6. cikk (1) bekezdésben nevesített jogalapja van. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság iránymutatásaiban kiemeli, hogy a munkáltató több jogalapra is támaszkodhat. Habár a hozzájárulás a felek egyenlőtlen (függő) helyzete miatt munkaviszonyban nem lehetséges, a pályázóktól még kérhető például a személyes adataik kezeléséhez hozzájárulás. A hatóság arra is rámutatott, hogy a jogos érdek jogalapot is elfogadja az adatkezelés jogalapjaként, habár ez a gyakorlatban nem gyakran alkalmazott megoldás (ez alól kivételt képez a munkavállalói ajánlás kategóriája). Gyakrabban alkalmazott - és a felügyeleti hatóság által nem véleményezett - megoldás a szerződés teljesítése jogalap alkalmazása. A GDPR 6. cikk (1) (b) bekezdés szerint ugyanis ez a jogalap akkor alkalmazható, ha az érintett az egyik szerződő fél, vagy az a szerződés (pl: munkaszerződés) megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. Bármelyik jogalap megfelelő lehet tehát az adatkezeléshez, ám arról az érintettet érintetti jogaival együtt tájékoztatni szükséges.

Eddig kezelhetjük a személyes adatokat

Az adatkezelések időtartama gyakran vita tárgyát képezi. Ezzel összefüggésben a GDPR 5. cikke kizárólag azt a követelményt fogalmazza meg, hogy a személyes adat az adatkezelési cél eléréséig kezelhető. A felügyeleti hatóság úgy érvel, hogy a toborzás célja a megfelelő jelölt megtalálása. Miután azonban ez megtörtént, azaz kiválasztottuk a jelöltet, a többi jelölt személyes adatait tartalmazó pályázati anyagokat meg kell semmisíteni vagy vissza kell küldeni. Nem áll fenn ugyanis a továbbiakban jogszerű adatkezelési cél. Nem zárja azonban ki azt, hogy a pályázó kifejezett kérésére egyéb munkakör betöltésére tekintettel további egy évig megőrizzük a pályázati anyagokat. Ugyan a hatóság nem beszél arról, hogy a munkaerőfelvétellel összefüggésben jogvita is előállhat, ez azonban nem zárható ki. Amennyiben a pályázó ugyanis arra hivatkozik, hogy a pályázatát a munkáltató joggal való visszaélés tilalmába vagy a diszkrimináció tilalmába ütköző módon (pl: életkora alapján) utasította el, szükséges lehet a pályázatban foglalt személyes adatok további kezelése. Erre tekintettel a munkáltatónak az adatkezeléshez kapcsolódóan a munkajogi, illetve esélyegyenlőségi igényérvényesítés határideje alatt jogos érdeke lehet. Ez természetesen az iratok irattárban vagy az elektronikus hálózaton való elkülönült kezelését és nem az "aktív" kezelését jelentheti csupán.

Ezeket a személyes adatokat kérhetjük be

A munkáltató mindazon személyes adatokat kezelheti, melyek az adatkezelés céljának eléréséhez szükségesek. Kezelhető így a pályázó neve, lakóhelye, elérhetősége, képzettségének, végzettségének adatai. Vannak azonban olyan, speciális személyes adatok, melyek kezelése nem vagy csak szűk körben lehetséges. Nem kérhetőek be a pályázótól például okiratmásolatok vagy fénykép. Ezek ugyanis a hatóság szerint sértik a célhoz kötött adatkezelés elvét. Szűk körben jogi kötelezettség jogalapon (pl: Mt.44/A§, közszférában stb.) vagy a munkáltató jogos érdeke alapján kérhető hatósági erkölcsi bizonyítvány. Ennek azonban csupán a megtekintése és nem a másolása lehetséges. Amennyiben azonban jogszabály a büntetlen előéletet foglalkoztatási feltételként nem írja elő, csak szűk körben, érdekmérlegelés alapján írható elő ilyen kötelezettség. A hatóság szerint ugyanis önmagában az a tény, hogy a munkavállaló a munkáltatónál jelentős értéket képviselő eszközökkel fog dolgozni vagy a munkáltató üzleti titkaihoz és bizalmas információihoz lesz hozzáférése, nem elegendő ok az ilyen típusú ellenőrzésre.

Így nyújtsunk adatkezelési tájékoztatást   

Adatkezelési tájékoztatást az adatok kezelésének megkezdésekor (az adatok megszerzésének időpontjában) szükséges nyújtani. Ez nem mindig megoldható, hiszen az sem kizárt, hogy álláskiírás hiányában is valaki jelzi azt a szándékát, hogy egy adott munkáltatónál szeretne dolgozni, és nem biztos, hogy ilyen esetre adatkezelési tájékoztatás rendelkezésre áll. Ebben az esetben az érintettet amint lehet utólag kell tájékoztatni személyes adatai kezeléséről és annak körülményeiről beleértve az érintetti jogokat is. Sokat segíthet azonban az, ha a munkáltató honlapján adatkezelési tájékoztató érhető el, mely lefedi a létszámgazdálkodással kapcsolatos fontosabb eseteket.

dr. Kéri Ádám

ügyvéd