Fő szabályként a munkaeszköz munkavégzés céljára használható

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I.tv. (Mt.) 11/A§-a szerint a munkavállaló a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizhető. Ennek keretében a munkáltató technikai eszközt is alkalmazhat, erről a munkavállalót előzetesen írásban tájékoztatja. A munkavállaló a munkáltató által a munkavégzéshez biztosított információtechnológiai vagy számítástechnikai eszközt, rendszert (a továbbiakban: számítástechnikai eszköz) – eltérő megállapodás hiányában – kizárólag a munkaviszony teljesítése érdekében használhatja. Amennyiben tehát nincsen a felek között különmegállapodás, az eszközök magáncélú használata tilos. Jellemzően azonban a munkáltató lehetővé teszi a céges laptop, telefon, email cím magáncélú használatát is, mellyel számos problémát generál. A munkáltató és a munkavállaló között ugyanis közös adatkezelés jön létre, melyet - eljárásrenddel együtt - külön szabályozniuk szükséges. Ezen túlmenően is ügyelnie szükséges arra, hogy a munkavégzéshez nem tartozó személyes adatot nem tekinthet meg. Ez azonban az adattípusok keveredése esetén nehezen oldható meg. Javasolt tehát a gyakorlaton ilyen esetben változtatni és a magánhasználatot kizárni.

A magánhasználat teljesen nem zárható ki

A munkahelyi ellenőrzésnek szigorú szabályai vannak. Számos munkáltató úgy véli, hogy a magánhasználat kizárása azt jelenti, hogy az eszközök tartalmát (laptop, email) szabadon megtekintheti és ellenőrizheti, ez azonban nincsen így. A felügyeleti hatóság több döntésében kiemelte, hogy munkavégzéssel össze nem függő adat magánhasználati tilalom esetében, annak megsértésével, vagy harmadik személy magatartása következtében (pl: emailt kap külső email címről) is kerülhet munkaeszközre. Ennek következtében az ellenőrzésnek fokozatosnak, ezen lehetőség figyelembe vételével kell történnie. Amennyiben pedig a munkáltató észlelte, hogy egy kommunikáció a munkavégzéssel nem függ össze, nem kezelheti a továbbiakban. Törölni sem törölheti, hiszen annak kezelője a munkavállaló, így számára lehetőséget kell biztosítani az adatok lementésére. Mit tehet akkor a munkáltató? Egy részletesen kidogozott ellenőrzési eljárásrendet kell kialakítania és a munkavállalókkal megismertetnie.

Ellenőrzés a munkavállaló jelenlétében, arányosan és fokozatosan lehetséges

Ellenőrzésre fő szabályként a munkavállaló jelenlétében kell, hogy sor kerüljön. A tisztességes adatkezelés elvéből következik ugyanis, hogy az érintett ne váljon kiszolgáltatottá az adatkezelővel, sem más személlyel szemben. Az adatalany mindvégig alanya kell, hogy maradjon a személyes adatok kezelésével járó folyamatnak, és nem válhat annak puszta tárgyává. A hatóság azzal érvel, hogy ha az ellenőrzés során a munkavállaló – képviselője, meghatalmazottja – jelen van, és jelezheti valamely személyes adatot tartalmazó e-mail tartalmának megtekintése előtt, hogy az magáncélú személyes adatokat tartalmaz, akkor ezzel biztosítható, hogy a munkáltató ne sértse meg ezt a tilalmat. Nem mindig biztosítható ugyanakkor a személyes jelenlét. A Hatóság egyes rendkívüli esetekben elfogadhatónak tartja, ha a munkavállaló nincs jelen, például azonnali intézkedést igénylő esetekben. Ebben az esetben is azonban egyrészt tájékoztatást kell nyújtani a munkavállaló számára a tervezett munkáltatói intézkedésről, másrészt lehetőséget kell biztosítani számára arra is, hogy helyette meghatalmazottja vagy képviselője legyen jelen az ellenőrzésnél. Az ellenőrzés körülményeit ugyanakkor jegyzőkönyvben kell rögzíteni, hogy annak ellenőrizhetősége utólag is biztosított legyen.

Dr. Kéri Ádám ügyvéd