A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről

2017. október 05. 08:49
Adatvédelem. Adatkezelés. Adatkezelő és érintett. Tudják, hogy mit jelentenek ezek a kifejezések? Tisztában vannak azzal, hogy Önöknek, mint adatkezelőknek, milyen jelenlegi és jövőbeli kötelezettségeik vannak, lesznek? Most, hogy egyre közeledik az európai általános adatvédelmi rendelet, a GDPR rettegett bevezetésének időpontja: 2018. május 25., egy cikksorozatban vezetjük végig Önöket, hogy segítsük elkerülni a jelenleg maximális 20 millió forint, jövő májustól 20 millió euró büntetést.

Az adatvédelem a személyes adatok jogszerű kezelését, az érintett személyek védelmét biztosító alapelvek, szabályok, eljárások, adatkezelési eszközök és módszerek összessége. 

Sokunknak a számítógépen tárolt adatok védelme jut eszünkbe, de az adatvédelem egyrészt kevesebb annál, mert kizárólag a személyes adatokra (pl. név, telefonszám, e-mail cím, stb.) koncentrál, másrészt több is annál, mert a papír alapon kezelt személyes adatokra is kiterjed. Az adatvédelem célja a természetes személyek és jogainak védelme, azoknak a védelme, akik bármely meghatározott, személyes adat alapján - közvetlenül vagy közvetve - azonosíthatóak. Ők az érintettek. Idetartoznak cégének ügyfelei, hírlevelére feliratkozók, közösségi oldalának követői, az állásra jelentkezők, de a kamerarendszere által megfigyelt területre belépők is, és ugyanakkor cégének munkavállalói is. 

Ennélfogva az Ön vállalkozása adatkezelő, hiszen személyes adatokat vesz fel, gyűjt, rögzít, tárol, röviden: kezel. 

No, de miért és milyen jogalappal kezel az Ön cége adatokat?

Alapvetően három különböző jogalapról beszélhetünk a munka világában: az érintett hozzájárulásáról, a törvényi felhatalmazásról, valamint a munkáltató jogos érdekén alapuló adatkezelésről. Fontos, hogy ha az egyik jogalap megvalósul, akkor nem kell másik jogalap után nézni, ez a gyakorlatban pedig azt jelenti, hogy ha például a törvényi felhatalmazás vagy a jogos érdek a jogalap, akkor nem kell az önkéntes hozzájárulás.

Abban az esetben, ha az Ön vállalkozása fejvadászattal, toborzással foglalkozik, tehát más cég érdekében végez tevékenységet és így az állásra jelentkezők önéletrajzaival, adataival kerül kapcsolatba, akkor ott értelmezhető az érintettek előzetes és önkéntes hozzájárulása, azonban alapvetően a munkavégzésre irányuló jogviszonyokban nem értelmezhető a hozzájárulás önkéntessége, méghozzá azért nem, mert a munkáltató és a munkavállaló alá-fölérendeltségi viszonyban vannak, ha az alkalmazott a hozzájárulását megtagadja, ez anyagi vagy nem anyagi természetű hátrányt okozhat neki. A hozzájárulás akkor lehet jogalap, ha az adatkezelés a munkáltatói jogok gyakorlásával nem áll kapcsolatban, mint például abban az esetben, ha a munkáltató valamilyen kirándulást, vagy valamilyen sportrendezvényre csapatot (pl. focicsapat) szervez.

Egy munkáltató vonatkozásában tehát alapvetően nem az önkéntes hozzájárulás lesz a jogalap, hanem más. Ez a „más”, lehet a törvényen alapuló adatkezelés, tehát azért kezel adatokat, mert jogszabály kötelezetővé, vagy lehetővé teszi. Tipikusan az adó és tb jogszabályok kötelezettségeket rónak a munkáltatókra, amelyek alapján adatokat kell felvenniük és továbbítaniuk hatóságok számára, gondoljunk csak az alkalmazottak kötelező bejelentésére.

A harmadik jogalap a jogos érdek. Itt arról van szó, hogy személyes adat kezelhető abban az esetben is, ha a munkahelyi adatkezelés a munkáltató jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ennél az érdeknél magasabb rendűek a munkavállalók személyes adatai védelméhez és a magánéletük tiszteletben tartásához való joguk. Ez az alapja a munkavállalók munkaviszonnyal összefüggő magatartásának ellenőrzésére, és ezért lesz szükséges az, hogy munkáltatóra belső szabályzatban kidolgozza e jogalap alkalmazásával végzett adatkezeléseit. E dokumentumban meg kell fogalmazni a jogos érdek, mint jogalap alkalmazásával kapcsolatos adatkezelési körülményeket, mert a munkavállalók így tudnak meggyőződni arról, hogy az adott adatkezelés valóban arányosan (a megfelelő mértékben) korlátozza a jogaikat. De ne rohanjunk előre! 

Így kezeljük az állásra pályázók adatait

Kezdjük azzal, hogy a megjelent álláshirdetésre, pályázatra a jelöltek (érintettek) jelentkeznek. 

Jelentkezhetnek az adatkezelő weboldalán keresztül; tipikusan ez a helyzet, ha egy vállalkozás munkaerő-közvetítéssel foglalkozik. Ebben az esetben a következőkre kell figyelemmel lenni, tekintettel az Info tv. 20. §-a:

„Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés hozzájáruláson alapul vagy kötelező. Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.”

Minden adatkezelőnek, így az ilyen vállalkozásának is teljesítenie kell a 2011. évi CXII. törvényből , az Info törvényből származó kötelezettségeket. Az egyik ilyen alapkötelezettség az előzetes tájékoztatás kötelezettsége.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy meg kell fogalmazni egy adatvédelmi tájékoztatót vagy szabályzatot, amely a fenti rendelkezéseket is tartalmazza. Ráadásul érdemes figyelembe vennie a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ajánlását, mely szerint a dokumentum legyen egyszerű nyelvezetű, könnyen érthető, akár táblázatos formájú, könnyen elérhető, hogy bárki számára világossá váljon az adatkezelés tartalma és egyebek. 

A fentiekből már levonhattuk a következtetést, hogy ebben az esetben önkéntes hozzájárulásról van szó, az adatkezelés nem kötelező. Fontos kiemelni azt, hogy a „ki ismerheti meg” fordulat arról is szól, hogy ki vagy kik felé történik meg a jelentkezők adatainak továbbítása, így például a munkaerő-közvetítőt megbízó munkáltatók, vagy éppen a különféle alkalmassági vizsgálatokat végzők felé.

Tehát meg kell fogalmazni, hogy mely esetekben, hogyan - pl. a jelentkező egyidejű tájékoztatásával vagy külön hozzájárulás kérésével - történik a munkáltatóknak való adatátadás. 

Egy adatkezelő akkor jár el a legpontosabban, ha valamilyen módon megnevezi, meghatározza a megbízóikat, partnereiket, mint az adattovábbítás címzettjeit.

Rendszerint a fejvadászok, munkaerő közvetítők weboldalra történő regisztrációt (és bejelentkezést) tesznek lehetővé a jelentkezők számára - itt figyelemmel kell lenni arra, hogy ezek más adatkezeléseknek minősülnek, mert más a cél, nem az adott álláskiírásra történő jelentkezés, az állás betöltése, hanem maga a weboldalra történő regisztráció (bejelentkezés). Ezért az adatvédelmi tájékoztatóban vagy szabályzatban is külön ki kell térni e funkciókra, folyamatokra. 

Akár regisztrációval kötik össze a jelentkezést, akár nem, mindig figyelemmel kell lenni arra, hogy a jelentkezők az adatvédelmi tájékoztató/szabályzat rendelkezéseit elolvassák, elfogadják és ezt, például egy pipával, jelöljék is. Ez később jön jól, akkor, amikor bizonyítani kell az adatok felvételének, kezelésének jogszerűségét. Természetesen ha az adatok e-mail-ben érkeznek, a pipálás nem történhet meg.
A másik eset, hogy a vállalkozás a munkáltató, önállóan hirdet és nem veszi igénybe fejvadászok segítségét. Az Info tv. erre az esetre is ugyanúgy vonatkozik, sőt, az Info tv. rendelkezéseit a Munka törvénykönyve is röviden összefoglalja, megismétli, a következőképpen: 10. § (2) bek.: „A munkáltató köteles a munkavállalót tájékoztatni személyes adatainak kezeléséről.”

Mit kell tenni? A fent részletezett feladatot el kell látni, egy megfelelő tartalmú dokumentációt kell megfogalmazni és a weboldalon közzé tenni. 

Milyen adatokat lehet kérni, felhasználni kezelni már a kiválasztás során?

Az Mt. 10.§ 1. bek. és az Info tv. 4. § 1. bekezdése is arról rendelkezik, hogy a munkavállalótól csak olyan adat kérhető, ami személyiségi jogait nem sérti és szorosan összefüggésbe hozható a munkaviszony meglétével vagy megszűntetésével. „A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.”

A munkaerő-kölcsönzési és a magán-munkaközvetítői tevékenység nyilvántartásba vételéről és folytatásának feltételeiről szóló 118/2001. (VI. 30.) Korm. rendelet 10. § 1. bek. e) pontja meghatározza, hogy tilos „olyan személyes adatokat kezelni, amelyekre a munkát keresők alkalmasságának a megítéléséhez nincs szükség, illetve amelyek a keresett munkával nincsenek közvetlen összefüggésben.”

Ebből természetesen mindenki számára egyértelműen következik, hogy olyan adatot, amelynek nincsen köze a munkakör betöltéséhez, nem rögzítünk. 

De mit jelent ez a gyakorlatban?

Beérkezett az önéletrajz, megkezdődik a kiválasztás. Az adatkezelő, legyen az munkaerő-kölcsönző, közvetítő vagy munkáltató kutakodhat az interneten és megnézheti a jelentkező közösségi oldalain található profiljait? Mivel a közösségi oldalakra bárki önként regisztrál, beállíthatja azt, hogy milyen adatai publikusak és melyeket nem láthat mindenki, és a gyakorlatban nem várható el az adatkezelőktől, hogy ne nézzék meg a publikus adatokat, azok megismerhetőek a következő korlátozásokkal és garanciákkal:

• a fentiekből már levonható a következtetés: kizárólag azok az információk ismerhetőek meg, amelyek lényegesek a betölteni kívánt pályázattal vagy a munkakörrel kapcsolatban. Ezért irreleváns minden információ, amely magánéletre, párkapcsolatra, vallásra vonatkozik,

• az előzetes tájékoztatás követelményéből következik az, hogy előzetesen fel kell hívni a jelentkező érintettek figyelmét arra, hogy a kiválasztási folyamat kiterjed a közösségi oldalakon publikussá tett információk áttekintésére - adott esetben ezt is tartalmaznia kell az adatvédelmi tájékoztatónak vagy szabályzatnak,

• az adatkezelő kizárólag azokat az információkat, adatokat ismerheti meg, amelyeket a jelentkező a közösségi oldalon nyilvánossá, publikussá tett, tehát ha például egy zárt csoportban is ott van a jelentkező, nem lehet ebbe a csoportba belépni, vagy csoporttagot felkérni a jelentkező aktivitásának ellenőrzésére. Különösen tartózkodni kell ilyentől, ha ez a zárt csoport társkereső, vallási, politikai jellegű.

Az alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatban a következőket kell tudnia minden adatkezelőnek függetlenül attól, hogy munkáltató, vagy egy munkáltató érdekében eljáró vállalkozás. Az alkalmassági vizsgálatoknak két nagy csoportja van; vannak azok, amelyeket jogszabály kötelezően előír, és vannak azok, amelyre a munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükség van. 

Bármelyikről is legyen szó, 
• olyan tesztet, alkalmassági vizsgálatot kell végrehajtani, amely valóban szükséges, és valóban alkalmas is a cél elérésére, tehát arra, hogy a munkaviszonnyal kapcsolatos, releváns adatot, eredményt hozzon (ezért a pszichológiai vizsgálatokkal, amelyek ezen túlmutatnak, nagyon óvatosan kell bánni)

• a jelentkezőket előzetesen tájékoztatni kell arról, hogy az alkalmassági vizsgálat mit, milyen készséget, képességet mér fel, az hogyan, miképp történik, és ha jogszabály írja elő kötelezően, akkor a jogszabályt be kell hivatkozni a tájékoztatásban,

• az eredményeket kizárólag a jelentkezők (munkavállalók) és a vizsgálatot végzők ismerhetik meg. Ez azért fontos, mert a teszteknek (még ha nem is pszichológiai tesztek) lehetnek olyan következményei, következtetései, amelyek a munkaviszony létesítése (megszűntetése) szempontján, vagy az alkalmasság megítélésén messze túlmutatnak. Ha mondjuk egy külső vállalkozó végzi el az alkalmassági vizsgálatot, akkor az eredmény ismeretében az érintett hozzájárulhat a megbízó munkáltató felé történő továbbításához. 

Az adatkezelőnél ott vannak az önéletrajzok, motivációs levelek, pályázati anyagok, mihez kell velük kezdeni?

Bármennyire is keressük, hogy erről a munka törvénykönyve mit ír, nem találjuk meg. Viszont az Info törvény 17. § 2. bek. d. pontját alkalmaznunk kell, amely szerint az adatot törölni kell, ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt. 

Függetlenül attól, hogy ki volt az álláspályázat meghirdetője, fejvadász vagy munkáltató, az adatkezelés célja a munkakör betöltése volt. Ezért, ha a munkakört egy jelentkező betölti, akkor megszűnt a cél és a ki nem választott jelentkezők adatait meg kell semmisíteni. Nyilván azok adatait is meg kell semmisíteni, akik a pályázattól időközben valamilyen ok folytán visszaléptek.

Ugyanakkor meg lehet tenni azt, hogy a felvételi eljárás lezárultával a jelentkezőket az adatkezelő megkérdezze azzal kapcsolatban, hogy megadják-e hozzájárulásukat adataiknak további tárolásához, megjelölve a célt (pl. új, hasonló vagy ugyanilyen pozíció megnyílása) és az időtartamot, amely ideig az adatokat kezelni kívánja. 

hrportal.hu

Kapcsolódó cikkek

Ezt kell tudni a határozott idejű munkaviszonyról

2018. március 05. 08:21
A határozott időtartamú munkaviszonyban való megállapodást a munkáltató és a munkavállaló a munkaszerződésben köteles rögzíteni. Ha ez nem történik meg, akkor a munkaviszony határozatlan időre jön létre, hiába állapodtak meg szóban a felek a határozott időtartamú munkaviszonyban - írja az adózóna

Indul az idei tanyafejlesztési program

2016. május 05. 07:50
Indul az idei tanyafejlesztési program, amelyre 725 millió forint jut - jelentette be a földművelésügyi miniszter szerdán Budapesten sajtótájékoztatón.