Nem elég, hogy márciusban szinte minden munkahelyen egyik pillanatról a másikra kellett megteremteni a home office feltételeit a koronavírus-járvány miatt, az élet azóta sem tért vissza a normális kerékvágásba. A legtöbb vállalatnál jelenleg hibrid rendszer működik, azaz a kollégák egy része ismét bejár dolgozni, míg a többiek továbbra is távmunkában tevékenykednek.

Ez a helyzet újabb szervezési, stratégiaalkotási feladatokat ad a HR-vezetőknek, és mind egyéni, mind szervezeti szinten folyamatos újratervezést igényel. A tapasztalatok már csak azért is kulcsfontosságúak, mert - és ebben szinte kivétel nélkül minden szakember egyetért - a járvány után már semmi sem lesz ugyanúgy egyik cégnél sem, mint előtte.

Maximum 50 százalékos terheltséggel működhet a Lufthansa Systems irodaháza
A Lufthansa Systems Hungáriánál például óvatos, átmeneti időszakot élnek.
“Nincsenek szigorú szabályok arra vonatkozóan, hogy kinek mennyit kell bejárnia: erről egyelőre mindenki maga dönthet saját legjobb belátása szerint, és aki úgy dönt, hogy az irodában szeretne dolgozni, ingyenesen veheti igénybe a parkolónkat. Egyszerre ugyanakkor csak maximum a munkavállalók 50 százaléka tartózkodhat az irodában, a csoportokat pedig két részre osztottuk fel. Tapasztalataink szerint egyre bátrabbak a kollégák a bejárást illetően, és nagy igényük van a személyes találkozókra” - nyilatkozta a HR Portálnak Turcsikné Gáspár Georgina HR-vezető.
Folyamatosan egyeztetnek a kollégákkal, új szabályok októberben várhatóak.

“A home office lehetőségével a koronaválságot megelőzően is az átlagosnál nagyobb arányban élhettek a kollégáink, ezért nem kérdés, hogy ezt a továbbiakban is megőrizzük, sőt. Szeretnénk az irodai jelenlétet a csapatmunka, illetve a közösségi élmények köré szervezni. Úgy látjuk, hogy az iroda inkább kollaborációs térré alakul majd át” - tette hozzá a szakember.

Turcsikné Gáspár Georgina: Felértékelődött a személyes figyelem jelentősége

Új dimenzió nyílt
Bár a hibrid rendszer korábban sem volt ismeretlen a Lufthansa Systems Hungáriánál, az elmúlt hónapok azonban teljesen új dimenziót nyitottak.
“Sokkal nagyobb most a mozgástér, jobban érvényesülhetnek az egyéni preferenciák. Kihívást jelent viszont az új munkatársak integrálása, a csapatkohézió fenntartása, megerősítése. Nincsenek kész receptjeink erre a helyzetre, ezért kísérletezni kell a különböző megoldásokkal, és minden eddiginél rugalmasabban kell hozzáállnunk a működésünkhöz.”
“Az elmúlt három hónapban például annyit változtattunk a meetingek struktúráján, mint előtte egy év alatt összesen” - részletezi a tapasztalatokat Turcsikné Gáspár Georgina.

Fontos munkakör az employee manager
Szerinte egyértelműen felértékelődött a személyes figyelem jelentősége, hiszen sokféle élethelyzetet kell kezelni munkáltatóként, és szinte minden kolléga esetében teljesen mások a preferenciák, motivációk.
“Nagyon fontos, hogy az empatikus vezetési forma megjelenjen abban az új modellben, amit majd kialakítunk. Ehhez jó alapot teremt, hogy a Lufthansa Systems Hungáriánál már régóta létezik az ún. employee manager szerepkör. Az ő egyik legfontosabb feladata éppen az, hogy nyomon kövessék, hogyan érzik magukat a munkatársak, és igény szerint támogassák őket” - emelte ki a HR-vezető.

“Fontos üzenete van annak, hogyan kezeltük, kezeljük ezt a megváltozott helyzetet. Most derül ki ugyanis, hogy azok a szervezeti értékek, amelyeket magunkénak tudunk és kommunikálunk, mennyire valódiak, és hogyan nyilvánulnak meg döntéseinkben, reakcióinkban. A vállalat megbízhatóságának és a rugalmasságának jelentősége ebben a bizonytalan időszakban felértékelődött. A kollégák eddigi visszajelzései szerint a mi értékeink valósak, és nagyon is jelen vannak minden döntésünkben” - tette hozzá Turcsikné Gáspár Georgina.

Maximális bizalom
A Roche Szolgáltató (Európa) Kft.-nél jelenleg a dolgozók 95 százaléka, mintegy ezer ember dolgozik otthonról. A vállalat globális támogatást és szakmai tanácsadást nyújt több mint 120 leányvállalata számára pénzügyi, beszerzési, emberi erőforrás és számítástechnikai területen.
“Épp új irodába költözünk, ez nagyban hozzájárult ahhoz, hogy március közepe óta szinte teljesen átálltunk az otthoni munkavégzésre. Egy-két speciális munkakör kivételével gyakorlatilag mindenkinek megadtuk a lehetőséget, hogy eldöntse, honnan szeretne dolgozni” - mondta a HR Portálnak Czuprik Zoltán, a Roche Szolgáltató (Európa) Kft. HR-igazgatója.

“Nagyon jó tapasztalataink vannak. Igyekeztünk minden támogatást megadni a kollégáknak, ők pedig rendkívül jó partnereink voltak ebben a speciális helyzetben. Vezetőink segítségével sikerült kialakítani olyan praktikákat, amelyek révén a csapatok - még ha csak virtuálisan is, de - együtt tudtak maradni. Sok területen a csapattagok és vezetők jóval rendszeresebben találkoznak most az online éterben, mint tették azt korábban, így sok területen szorosabb együttműködések alakultak, és jobban megismerték egymást a kollégák” - számol be a tapasztalatokról Czuprik Zoltán.

Czuprik Zoltán: Egy-két speciális munkakör kivételével gyakorlatilag mindenkinek megadtuk a lehetőséget, hogy eldöntse, honnan szeretne dolgozni

Gyorsabban megy online állásinterjúkkal
“Arra különösen büszkék vagyunk, hogy az új munkatársak felvétele március óta kizárólag virtuálisan történik. Az új dolgozók futárok segítségével kapják meg a munkavégzéshez szükséges eszközöket, és az onboarding, a betanulás is az interneten történik” - tette hozzá a szakember.

Bár bizonyos folyamatok működtetése most több időt és energiát kíván a HR csapattól, főleg a toborzás területén sok minden nagyobb hatékonysággal üzemeltethető.

“Nagy mértékben sikerült csökkenteni például az állásinterjúk idejét, sokszor könnyebb időpontot egyeztetni a lehetséges pályázókkal. Bizonyos képzések, oktatások esetén is plusz lehetőségeket kínál a dolgozók bevonására a virtuális platform. Összességében bár nehezebb a helyzetünk, sok olyan dolgot is tanultunk amit tovább fogunk vinni, akkor is ha a pandémiás helyzet enyhül vagy teljesen elmúlik” - véli Czuprik Zoltán.

Hétből hét nap távmunka lett. Maradhat?
Hamarosan megnyitják a cég új irodáját, és minden dolgozó maga döntheti majd el, hogy hány napot szeretne bejárni egy héten.
“Bárki, akinek kényelmesebb otthonról dolgozni vagy ott érzi magát nagyobb biztonságban, mindenféle indoklás nélkül megteheti ezt. Annyit kértünk a kollégáktól, hogy a vezetőknek és a csapataiknak jelezzék és folyamatosan kommunikálják, ki, mikor van bent az irodában. Erre egy külön rendszert is bevezettünk, amely nagy mértékben leegyszerűsíti az adminisztrációt és áttekinthetővé teszi az irodai létszámot. A dolgozóink nagyjából egyharmada továbbra is otthonról szeretne dolgozni és szintén egyharmaduk heti egy-két napot töltene az irodában.”
A Rochénál óriási érdeklődést tapasztaltak a permanens távoli munkavégzésre, így elkezdték kidolgozni ennek a lehetőségnek hosszú távon is működtethető keretrendszerét.

“Ma még különlegesnek számítanak azok a munkahelyek, ahol teljes távmunkára vagy a nagyon rugalmas otthoni munkavégzésre lehetőség. Szerintünk viszont ez egyre inkább elvárás lesz az álláskeresőknél, ami nagyon izgalmas irányba viheti a teljes SSC-szektort. Ugyanakkor az még kérdés hogy a hibrid modellnek milyen hosszú távú hatásai lesznek a vállalati kultúrára, a csapatdinamikára és az összteljesítményre. A jelek egyelőre pozitívak, de érdekes lesz látni, hogy hosszú távon hogyan tudjuk a legtöbbet kihozni ebből” - hívja fel a figyelmet Czuprik Zoltán.

A munkatársak harmada járhat be az irodába a Nestlénél
A Nestlé Hungáriánál a home office-t elsősorban a budapesti irodaházban alkalmazzák. “Ide most területenként munkatársaink legfeljebb 30 százaléka jöhet be egyszerre, hogy a közös használatú területeken a fokozott óvintézkedéseket betarthassuk” - mondta Jáni Gabriella, a Nestlé Hungária toborzási és szervezetfejlesztési vezetője (a cikk nyitóképén látható).

Hozzátette: a bejárás regisztrációhoz kötött, érkezéskor ellenőrzik a munkatársak testhőmérsékletét, a közös területeken és a liftekben pedig kötelező a maszk viselése.

Felértékelődött a dolgozók iránti szolidaritás
A tapasztalatok azt mutatják, hogy a 30 százalékos limitet gyakorlatilag maradéktalanul kihasználják a kollégák. Vannak, akik már alig várták, hogy visszatérhessenek és naponta bejárhassanak az irodába, mások pedig nagyon hamar alkalmazkodtak az új helyzethez, ennek előnyeihez, és folyamatosan home-office-ban dolgoznak.

Először a második hullámra készülnek
Vizsgálják azt is, hogy hosszú távon mi lenne az irodai és az otthoni munkavégzés ideális aránya. “A visszatérés nem jelenti azt, hogy teljes egészében visszaállunk a pandémiás helyzet előtti működésre. A hibrid rendszer bizonyos elemei megmaradnak majd. Jelenleg azonban a fontosabb feladat az, hogy felkészüljünk egy esetleges második hullámra, és beépítsük az első periódus tanulságait a működésünkbe, hogy elkerülhessük a korábbi buktatókat” - véli Jáni Gabriella.

Szerinte a féléves eredmények fényében a hibrid rendszer kitűnőre vizsgázott: a Nestlé Hungária forgalma 5,7, a magyarországi értékesítés árbevétele 4,3 százalékkal nőtt az év első hat hónapjában 2019 azonos időszakához képest.

Az új körülmények között egyes kollégák sokkal hatékonyabban dolgoztak, míg másoknak megterhelőbb volt az új helyzet a munka-magánélet egybemosódásával. A head office-ban ugyanakkor a pandémiás helyzet előtt is bevett gyakorlat volt a heti 1-2 nap home office és rugalmas munkaidő, így kollégák számára korántsem volt idegen a távmunka.

A mentális jóllét program és virtuális kávézás ereje
“Az azonban várható volt, hogy hosszabb távon nem lesz mindenkinek könnyű a gyerekek, a család okozta nyüzsgés kezelése, más esetekben pedig éppen az otthoni egyedüllét okozott gondot, ezért átfogó, díjmentesen igénybe vehető programot vezettünk be a dolgozók mentális jóllétének támogatására. A szolgáltatás legfőbb célja, hogy segítse munkatársainkat az új helyzet és munka-magánélet egyensúly okozta fokozott mentális terhelés enyhítésében, a stresszel és kiégéssel való megküzdésben, az általános lelki jóllét megteremtésében” - mondta Jáni Gabriella.

Tapasztalatai szerint ezzel a programmal sikerült fenntartani a belső munkahelyi kohéziót, a kötelező távolságtartás miatt kieső fizikai kontaktusok pótlását pedig a dolgozók kreativitására és az egységek önfejlesztő képességére bízták. A visszajelzések alapján ez is jó megközelítésnek bizonyult.

“Szerencsés helyzetben vagyunk hiszen a kávézás a vállalati kultúra része. Sok csapat virtuális kávézással indította a napot, és a virtuális ebéd is gyakori informális esemény volt. Online tartottuk a betervezett tréningeket és a vállalati kommunikációs eseményeket, hiszen ezek mind kiváló találkozási lehetőséget nyújtottak a kollégáknak. Tapasztalataink szerint ez eddiginél sokkal nagyobb számban vettek részt a kollégák ezeken az eseményeken, amelyből egyértelműen láttuk, hogy milyen nagy igényük van a szervezethez való kapcsolódásra, így jelentős fókuszt kell helyeznünk erre a jövőben” - vonta le a következtetést Jáni Gabriella.

A nyitóképen Jáni Gabriella, a Nestlé Hungária toborzási és szervezetfejlesztési vezetője